Har du anställda?
Då finns det en hel del saker du behöver ha koll på för att allt ska vara rätt och riktigt. Karin Strandberg från vårt partnerföretag Advokatbyrån Gulliksson gav oss i förra veckan en introduktion till ämnet arbetsrätt. Med syftet att få oss att stanna upp och tänka efter en extra gång nästa gång vi stöter på en situation med en anställd.
– Det är kanske svårt att komma ihåg vad som gäller i alla möjliga fall som kan uppstå när man har anställda. Men om du lär dig så pass mycket att det ringer en liten klocka vid en given situation som uppmärksammar dig på att ”här var det något speciellt som gällde, jag borde kolla upp det” är mycket vunnet, berättar Karin.
Den svenska arbetsrätten styrs av ett antal lagar och regler, i grund och botten så styr även grundlagar och EU-rätt.
– Vi har nationella lagar och det är ett 20-tallagar som man förväntar sig att ni som arbetsgivare ska kunna. Det är allt ifrån LAS, MBL, diskrimineringslagen med flera.
Anställningsavtal
Huvudregeln är att avtal gäller tills vidare om ni inte har reglerat något annat.
– Det är ni som arbetsgivare som har bevisbördan för att visa vad det är ni har avtalat. Det finns inga formkrav för hur ett anställningsavtal ska ingås, det kan alltså vara muntligt. Men svårigheten kan bli att veta vad man kommit överens om. Ni behöver ge skriftlig information om vilka villkor som gäller senast en månad efter anställningen, detta alltså även om det inte finns ett skriftligt avtal. Den ska bland annat innehålla namn, adress, tillträdesdag, arbetsplats, uppgifter, vad det är för anställning, arbetstid och semester.
Det går bra att skicka informationen via mail, men tänk då på att begära läskvitto så att du med säkerhet vet att den anställde har tagit del av informationen.
Olika anställningsformer
I Sverige har vi två olika anställningsformer, tillsvidareanställning och tidsbegränsad anställning.
– Tillsvidareanställning är huvudregeln och det man vardagligt kallar för fast anställning. Som namnet antyder gäller anställningen tills vidare och man är skyldig att säga upp en tillsvidareanställning för att den ska upphöra att gälla.
Provanställning handlar om att man ska prova en person viden anställning.
– En provanställning används i inledningen till en tillsvidareanställning. Den får vara i högst 6 månader och man ska ge en underrättelse senast två veckor före provanställningen upphör. Om den anställde är med i ett fackförbund ska även fackförbundet få underrättelsen. Vid en provanställning krävs ingen anledning till att anställningen ska upphöra.
Tidsbegränsad anställning innebär, som det låter, en anställning som är begränsad i tid.
– Man behöver inte ha någon särskild anledning till att man vill anställa någon med en tidsbegränsad anställning och man har som arbetsgivare rätt att ta in ett obegränsat antal tidsbegränsade anställningar.
Det finns tre olika former av tidsbegränsade anställningar; allmän visstidsanställning, vikariat och säsongsarbete.
– Det man behöver veta för alla tre av dessa tidsbegränsade anställningar är att det finns en så kallad omvandlingsregel. Det innebär att en allmän visstidsanställning övergår till en tillsvidareanställning om en person varit anställd i mer än två år under en femårsperiod eller varit anställd sammanlagt i mer än två år i flera tidsbegränsade anställningar som har löpt på varandra (med högst sex månaders lucka mellan anställningarna).
Arbetsgivare kontra anställda – rättigheter och skyldigheter
Ni som arbetsgivare har rätt att bestämma hur verksamheten ska bedrivas, hur den ska utvecklas och hur investeringar ska skötas i verksamheten. Ni har rätt att bestämma över organisationen och vilka anställda som ska utföra vilka arbetsuppgifter. Denna rätt kallas för arbetsledningsrätt.
– Man har möjlighet att omplacera anställda under förutsättning att det sker inom ramen för arbetsavtalet.
Det pratas ofta också om en god sed på arbetsmarknaden. Det handlar om att man som arbetsgivare inte ska kunna fatta godtyckliga beslut. Man ska helt enkelt vara sjyst som arbetsgivare.
Som arbetstagare har man en arbetsplikt och en lojalitetsplikt. Detta ligger i anställningen och är inget som behöver regleras i ett anställningsavtal.
– Arbetsplikt innebär såklart att arbetsuppgifterna ska utföras. Lojalitetsplikten innebär en skyldighet att värna om sin arbetsgivare. Man får exempelvis inte utföra konkurrerande verksamhet eller ha bisysslor utan att arbetsgivaren har godkänt dessa.
Lojalitetsplikten innebär också att man som anställd, utanför sin arbetstid, inte får agera så att det kan skada sin arbetsgivare.
Involvera facket tidigt
Oavsett om det finns kollektivavtal eller inte så är man skyldig att ha med sig fackförbunden i vissa situationer. En grundläggande lag är MBL, medbestämmandelagen, som innebär fackförbundens rättighet att vara med och påverka.
– Syftet med MBL är att de ska ha en möjlighet att påverka er arbetsgivare när ni står inför ett beslut. Man får inte lov att fatta några beslut innan man fullgjort sin skyldighet att förhandla med fackförbunden när man har en förhandlingsskyldighet till exempel vid omorganisationer som kan innebära att personal behöver sägas upp.
Facket ska ha en möjlighet att vara med och påverka beslutet och måste därför komma in tidigt i processen.
– De har inga möjligheter att lägga veto, och när förhandlingen är avslutad så fattar ni de beslut ni vill. Men det är då bra att veta var facket står i frågan.
Utöver förhandlingsskyldigheten har man som arbetsgivare en informationsskyldighet.
– Detta kan handla om produktionsutveckling, personalpolitik och liknande. Denna skyldighet finns både för företag med kollektivavtal och de utan.
Ska du ta beslut som påverkar dina anställda så ska du ha för vana att involvera fackförbunden så tidigt som möjligt.
– Min erfarenhet är att det är bättre att ringa och fråga dem en gång för mycket än för lite. Se dem som något naturligt att ha med i processen så tidigt som möjligt.
Hur gör man då om man står inför en situation där man har förhandlingsskyldighet, hur vet man om ens anställda är medlemmar?
– Under förutsättning att man står i en situation där man har förhandlingsskyldighet så har man rätt att fråga sina anställda. Annars går det ju inte att veta vilket fackförbund man ska kontakta och förhandla med. Men tänk på att du inte får spara uppgifterna till en eventuell framtida förhandling, utan du måste radera svaren och ställa frågan om medlemskap igen om det uppstår en ny situation.
Vad gäller vid uppsägning?
En anställd behöver inte uppge några särskilda skäl för att säga upp sin anställning. Det gäller 1 månads uppsägningstid som regleras i LAS och det behöver inte ske skriftligt.
De tidsbegränsade anställningarna upphör när den avtalade tiden löpt ut ifall det inte avtalats om en ny anställning.
– Det man ska ha med sig när det gäller tidsbegränsade anställningar är att man normalt inte kan avsluta dessa under den pågående tidsperioden. Det ska till ett avskedande för att man ska kunna avbryta en tidsbegränsad anställning i förväg.
Uppsägning tillsvidareanställning
När det gäller uppsägning av en tillsvidareanställning måste det finnas saklig grund.
– Det finns bara två sätt på vilka en tillsvidareanställning kan upphöra. Det ena är personliga skäl eller arbetsbrist. Uppsägning är kopplad till en uppsägningstid som regleras av LAS om man inte har kommit överens om längre uppsägningstid i anställningsavtalet. Ett avskedande innebär att det inte löper någon uppsägningstid men vissa frister ska följas avseende underrättelse inför ett avskedande.
Det är viktigt att tänka på att dokumentera situationer med anställda tex anställdas agerande, information vid möte och detta framförallt om det blir fråga om att någon ska sägas upp på grund av personliga skäl.
– Ni måste kunna bevisa att ni har grund för de personliga skälen. Det finns ingen klar definition av vad personliga skäl är men man beaktar t ex arbetsplatsens storlek. Ju mindre arbetsplats du är desto mindre behöver du som arbetsgivare tåla.
Ta för givet att dokumentera allt som har med dina anställda att göra och be denne att läsa igenom dina anteckningar så att den anställde har uppfattat situationen på rätt sätt.
Innan man kan säga upp någon måste du som arbetsgivare prata med den anställde och gå igenom vad det är du är missnöjd med samt erbjuda hjälp till förändring. Landar du slutligen ändå i att du överväger att säga upp personen i fråga så måste denne underrättas och facket meddelas. Detta ska göras två veckor innan ni beslut om uppsägning fattas.
– Tänk på att inte dra ut på händelser för länge, har det gått mer än två månader så måste det ske ytterligare händelser för att ni ska kunna åberopa händelsen som ett skäl.
Arbetsbrist
Som arbetsgivare har man rätt att avgöra om det finns arbetsbrist. Grundtanken är att ni har rätt att besluta över er verksamhet. Det kan gälla omorganisationer eller minskning i drift.
– Innan man går vidare med arbetsbrist ska man titta på om det finns andra lediga befattningar som de drabbade anställda kan erbjudas vilket är en omplaceringsskyldighet. Då krävs att de har tillräckliga kvalifikationer för den nya tjänsten.
Finns det inga lediga tjänster och det blir aktuellt med uppsägning så gäller turordningslistan – kortfattat ”sist in, först ut”. Som arbetsgivare med högst 10 anställda har du rätt att undanta två personer från denna lista. Företagsledare ingår inte i listan.
– Om ni ska säga upp någon ska det vara en skriftlig handling och det är viktigt att ha med en besvärshänvisning. Det innebär att man ska upplysa den anställda om vad denne ska göra om hen vill klaga på uppsägningsbeskedet. Det finns reglerat vilken information som behöver finnas med.
Avskedande
Avskedande handlar om att arbetstagaren grovt har åsidosatt sina åligganden och grovt brutit mot anställningsavtalet.
– Det ska vara väldigt särskilda fall och är ganska ovanligt. Det kan gälla stöld, illojal konkurrens eller arbetsvägran. Här måste man ge underrättelse om varsel en vecka före, vilket är anledningen till att man inte ”behöver gå på dagen”. Arbetsgivaren har vissa möjlighet att besluta att arbetstagaren inte ska komma till arbetsplatsen under den veckan.
Som en summering av dagens lärdomar tar Karin fasta på fempunkter som vi bör ta med oss:
1. Var strukturerad och dokumentera
2. Var noggrann med tidsfrister
3. Lägg upp en strategi
4. Håll er till strategin
5. Glöm inte facket
