Avtal är något alla företagare kommer i kontakt med förr eller senare i sin företagsresa. Det kan gälla allt från hyresavtal, bankavtal, anställningsavtal och aktieägaravtal. För att inte riskera att hamna i framtida tvister är det bra att ha koll på några grundläggande punkter gällande avtalsskrivning och vad man bör tänka på om olyckan är framme och en tvist ändå har uppstått.
Advokaterna Anna Edström och Lotta Knapp Lönroth från Advokatfirman Vinge gästade oss för ett digitalt seminarium där dessa frågoravhandlades.
Avtalsformer - muntligt, skriftligt eller konkluderande
Förmiddagen startade med att Anna gav en grundläggande inblick i vad som gäller vid förhandling eller ingående av avtal.
– Vi ingår avtal dagligen, oftast flera gånger om dagen. Exempelvis när vi stiger på bussen eller tåget och då, mot att vi betalar, får en biljett och därmed rätt att använda tjänsten. Vi är oftast inte riktigt medvetna om att vi ingår ett avtal med bussbolaget eftersom villkoren inte är så synliga för oss.
Som företagare ingår man mer affärsrelaterade avtal, av mer eller mindre formella slag. Det kan röra sig om att investera pengar i ett bolag, köpa en tjänst från en konsult, köpa produkter från en leverantör, ingå ett hyresavtal med en fastighetsägare eller ett avtal med banken om att få låna pengar.
– Huvudregeln enligt avtalslagen säger att det råder avtalsfrihet mellan parterna. Detta innebär att ni som parter själva kan bestämma över hur avtalet ska se ut och vad det ska innehålla. Man kan avtala om, i princip, vad man vill.
Ett avtal kan uppstå genom att den ena parten accepterar ett anbud från den andra parten, då har ett avtal ingåtts. I Sverige är både muntliga och skriftliga avtal gällande. Det finns dock situationer där avtalen måste vara skriftliga för att vara giltiga, som vid köp av fast egendom eller arrendeavtal.
Utöver det muntliga och det skriftliga avtalet finns vad man skulle kunna kalla en tredje variant, avtal genom konkludent handlande. Detta innebär att ett avtal gäller när båda parterna handlar som att ett avtal gäller. Anna förklarar:
– Beroende på hur du uppträder gentemot den andra parten och denne mot dig så kan ni ha ingått ett avtal. Som jurister brukar vi såklart föredra skriftliga avtal eftersom de är lättare att förhålla sig till. Det blir enklare att bevisa att det finns ett avtal och vad parterna har kommit överens om och då förhoppningsvis få en så problemfri affärsrelation som möjligt.
När ett avtal har ingåtts på något av de ovan nämnda sätten så är grundregeln att avtal ska hållas.
– Det man har kommit överens om ska följas. Om en av parterna inte gör det så bryter denne mot avtalet och då kan man riskera att drabbas av olika sanktioner.
Tittar man närmare på avtal som de flesta företagare stött på någon gång som exempelvis anställningsavtal eller hyresavtal så finns det undantag till avtalsfriheten. Detta innebär att parterna inte i alla delar själva kan bestämma över villkoren i avtalen eftersom det finns underliggande tvingande lagstiftning.
– Även om parterna skulle vara överens kan man inte avtala bort regler i t ex LAS (Lagen om anställningsskydd). Den svagare parten i dessa förhållanden kommer egentligen inte att behöva följa bestämmelserna i avtalet om de är i strid med den tvingande lagstiftningen.
Aktieägaravtal
Om du investerar i ett bolag, någon investerar i ditt bolag eller du startar ett nytt bolag tillsammans med en partner så är det viktigt att se till att ni upprättar ett korrekt aktieägaravtal.
– Oftast är allt väldigt roligt i början av samarbetet, man är goda vänner och kommer bra överens. Men så fortsätter det kanske inte alltid och då är det en god idé att redan inledningsvis ha funderat igenom olika situationer som skulle kunna uppstå i ett senare skede och hur dessa i så fall ska lösas.
Då kan det vara bra att i förväg ha bestämt exempelvis vem som ska kunna utse styrelseledamöter i bolaget, vilka frågor måste man vara överens om för att kunna genomföra, hur utdelning får göras och hur man får sälja sina aktier om man inte vill vara kvar i bolaget.
– Ett aktieägaravtal är lite som ett äktenskapsförord, berättar Lotta. Man ska ta upp frågor som är obekväma i början när man ska ingå en långsiktig relation och samarbete tillsammans. Det är inte alltid lätt att lyfta de frågorna men viktigt att man gör det.
Avtalsklausuler
Avtalsklausuler är viktiga delar i ett avtal men går, enligt Lotta, att ordna upp i mer eller mindre viktiga om man rangordnar utifrån var det kan uppstå tvist.
– Tänk över vad som är viktigt för dig i det här avtalet, vad är det du absolut inte vill att motparten ska bryta mot, säger Lotta. Försök sedan se till att ett eventuellt brott mot dessa bestämmelser ger en tydlig sanktion enligt avtalet.
En viktig klausul att ta med i beaktning är verkande vid sen betalning eller prestation/vite.
– Se till att ha tydliga regler för vad som gäller när motparten inte presterar eller gör något annat som ni absolut inte vill att de ska göra. Exempelvis kan man ha vite som börjar löpa om det man har köpt inte är färdigt i tid, eller vite vid för sen betalning.
En annan viktig klausul är hur avtalet ska kunna hävas eller sägas upp. Lotta listar några exempel:
– Vill du att det ska vara enkelt att säga upp eller häva avtalet eller inte? Ska det vara en ömsesidig uppsägningsrätt, ska det vara kort eller lång meddelandefrist och ska det vara lika mellan parterna? Fundera på vilken situation du kan hamna i och vem det är som drabbas av att avtalet sägs upp.
Enligt svensk rätt, generellt, så kan man häva ett avtal om motparten gör sig skyldig till väsentligt avtalsbrott och inte rättar sig trots att man uppmanat dem att göra så. Detta gäller alltså även om ingenting står skrivet.
En klausul som Lotta haft anledning att titta på mycketunder det senaste året är den så kallade force majeure klausulen.
– Vill man kunna hävda force majeure så behöver man avtala om det eftersom det inte finns några direkta lagregler kring force majeure enligt svensk rätt. Det närmaste man kommer är bestämmelserna i 27 § köplagen som ger vissa liknande rättigheter.
Se bilden nedan för förklaring av force majeure.
Pratar man force majeure eller ansvarsfrihet rent generellt kan en svår och oväntad händelseutveckling som är utanför en parts kontroll leda till befrielse från prestation enligt avtal. Men, det är viktigt att komma ihåg att huvudregeln inte är att avtal helt upphör att gälla eller att alla förpliktelser pausas vid en force majeure situation. Det gäller endast den eller de prestationer som hindras och bara tillfälligt tills det att hindret inte längre föreligger.
Vid ingående av internationella avtal är det viktigt att avtala vilket lands lag det är som ska gälla.
– Det kan vara så att man har parter från olika länder eller att prestationen sker i ett annat land och då finns det risk för att det blir otydligt vilkets lands lag som ska tillämpas på avtalet. Det är en fråga som ofta dyker upp när det blir tvist.
Vad händer vid en tvist?
Om det uppstått en tvist med avtalspartnern så ska man tänka på att vara väldigt tydlig i vad det är man menar har gått fel.
– Man ska vara tydlig och framför allt vara tydlig i skrift. Se alltid till att ha det nedskrivet för framtiden. Om man anser att motparten bryter mot avtalet ska du tala om detta skriftligt. Du ska också reklamera och berätta att du tycker dig att rätt att kräva påföljd eller skadestånd.
Du bör vara snabb med att reklamera, gör du det för sent kan du i värsta fall förlora din rätt till skadestånd för att du anses ha varit för passiv.
Nästa steg är att samla på sig bevis som kan styrka dina påståenden.
– Det är bra att ha för vana att skriva mötesanteckningar när man har muntliga diskussioner eller muntliga avtal. Skicka dina anteckningar till din motpart så de får möjlighet att invända om det är någonting de tycker är fel.
Har man en tvist som är av större karaktär där det handlar om mycket pengar kan det vara en bra idé att stämma av med en advokat för att se om advokaten tycker att du har rätt och att du inte har missat exempelvis en tidsfrist.
– Annars är det kanske bättre att köpa sig ut ur avtalet för att slippa få stora kostnader för bolaget.
Domstolsprocess eller skiljeförfarande
De huvudsakliga fördelarna med skiljeförfarandet, enligt Lotta, är att man har partsautonomi vilket betyder att parterna själva bestämmer över skiljeförfarandet och kan utforma det som det passar dem.
– Man bestämmer även vilka skiljemän, domare, man ska ha. Dessutom går det oftast snabbt och lätt att ställa över till digitala förhandlingar och använda andra hjälpmedel än vad man kan i domstolarna.
En annan viktig skillnad är att skiljeförfarandet omfattas av sekretess medan det i domstol, som huvudregel, är offentligt. Skiljedomen kan inte heller överklagas.
– Det är också oftast en mycket snabbare process. Vi kan se att en vanlig tvist som kommer till oss och inte är jättestor tar ungefär två år att avgöra i en tingsrätt, berättar Lotta. Överklagas den till hovrätten så får man lägga på ett år till. Ett skiljeförfarande ska som regel ta sex månader från att man börjar tills det är färdigt. I många fall, men inte alla, hålls denna frist. Så även om man betalar för skiljedomarna så blir det billigare när det går snabbare.
En domstolsprocess har lägre uppstartskostnader eftersom man inte betalar något förskott till domarna. Har man en mindre tvist, eller inte tänker använda någon advokat utan i stället sköta det mesta själv, så är domstol att föredra eftersom man får mer hjälp av domarna.
– Ibland är det tvingande att använda sig av domstol exempelvis vid konkurrensrätten. Likaså vid alla frågor som inte är affärsmässiga, det vill säga brottmål och barn.
Som en avslutning på förmiddagens webbinarium uppmanar Anna och Lotta alla som ska ingå ett avtal att ta på sig katastrofhatten en stund.
– Ta dig tid att fundera igenom vad som är viktigt för dig att få med i avtalet och hur du skulle påverkas om det skulle bli tvist. Du kan vinna mycket – tid, pengar och jobbiga situationer, genom att tänka efter före.
Ni som är Tillväxt Malmöföretag har möjlighet att använda era tillväxtcheckar för två timmars kostnadsfri rådgivning hos Vinge om det är någon specifik fråga ni skulle vilja diskutera
