Årets första frukostseminarium har ägt rum, denna gången med Per Arvidson. Per är lärare och konsult inom ekonomistyrning och redovisning, verksam vid Ekonomihögskolan vid Lunds Universitet och författare till en av Sveriges mest använda läroböcker i företagsekonomi. Han är även konsult i Blueberry Hill Management Consulting.
Denna tisdag samlades vi på Tillväxt Malmös hemmaplan på Humlegatan i Malmö. Trots den tidiga morgonen och att ämnet budgetering av vissa kanske kan anses lite tungt emellanåt, lyckades Per engagera publiken med mycket energi och många skratt.
Rubriken till trots har budgetering fortfarande en stark ställning, inte minst i medelstora och större företag. Majoriteten av företag har en budgetprocess, ofta en detaljerad sådan. Budget håller alltså inte på att försvinna, men det finns alternativ!
Vilka syften finns det med budgetering, och eventuella fördelar?
- Ramar
- Mål
- Kontroll
- Samordning
- Planering
- Ett sätt att kommunicera
- Motivation
Dessa punkter är viktiga och måste åstadkommas på det ena eller det andra sättet. Frågan är bara om det behöver ske genom ett traditionellt budgetarbete.
Varför ska man då eventuellt inte budgetera på det klassiska sättet?
Jan Wallander, legendarisk VD för Handelsbanken, skrev en bok vid namn "Budgeten - ett onödigt ont". En av de första sakerna han gjorde när han kom till Handelsbanken var nämligen att slopa all form av budgetering. Han gjorde avtryck globalt i sitt sätt att tänka och idag är han en av få svenska företagsledare som fortfarande citeras på Harvard Business School.
Argument för att inte budgetera på det klassiska sättet kan vara:
- Begränsande
- Hämmar kreativiteten
- Suboptimering
- Tidsödande - därmed också dyrt
- Slentrian - vi gör samma sak som förra året och slänger på någon procent
- Meningslöst att styra en verksamhet på kalenderår
- Låg precision
- Trögt - görs normalt en gång per år
Om det är någon gång man bör göra en budget är det dock när man är helt nystartad, eftersom man inte har någon historik och man behöver försöka förutsäga vad som ska hända. Ett annat tillfälle är om man är i kris och man måste börja om från början.
Vad finns det då för alternativ till budgeterande?
Ett alternativ är att ha en styrmodell där målsättningar analyseras och justeras en gång per kvartal - så kallat "rullande tolv". Då börjar man med att titta på de senaste 12 månaderna, där de olika ledarna i organisationerna får förklara varför utfallet blivit som det blivit. Vad finns det för tendenser, vad ser man för trender i marknaden? Detta görs utifrån KPI:er. Vilka KPI:er man bör använda sig av varierar, men givetvis bör man alltid titta på bruttomarginaler och rörelsemarginaler för att se hur vi tjänar pengar marginalmässigt. Även tillväxten är viktigt att följa, alla företag måste växa på sikt för att överleva.
KPI:erna ska vara kopplade till mål - exempelvis, "vi ska ha en vinstmarginal på 10%". Om vinstmarginalen landar på en lägre siffra behöver det finnas förklaring till varför, och då kanske målsättningen behöver justeras. Slutligen tittar vi på utfall - till exempel hur det såg ut under den senaste 12-månadersperioden, eller motsvarande period förra året.
När detta har gjorts är det dags att titta tolv månader framåt, och då är det samma KPI:er som gås igenom. En fråga att ställa sig då är om det finns något i omgivningen som gör att det finns anledning att justera målsättningarna? Exempelvis prishöjningar, marknadstrender, konkurrens med flera. Gå igenom nyckeltal för nyckeltal och justera om det finns hållbara argument för det.
Detta system går att applicera på såväl stora som små organisationer. Hur ofta och hur omfattande går att variera utifrån ambitionsnivå, det går att göra varje kvartal men också varje månad. Poängen är att systemet är helt frikopplat från kalenderår. Oavsett styrprincip rekommenderar Per att styra på "rullande tolv". Att ha rapporter som är till sista december har ingen funktion ur styrsynpukt, snarare blir det manipulation i syfte att tillfredsställa styrelsen. Framför allt ger detta system bättre förutsättningar och möjlighet att spara tid, tid som kan läggas på viktigare, strategiska saker.
Fördelen med "rullande tolv" är att vi i ett tidigt skede vet hur vi ligger till, det ger en betydligt säkrare prognos. Den externa redovisningen börjar och slutar vid specifika tidpunkter - men det är inte den vi ska styra på, avslutar Per.
