Av Petra Lundgren, affärsutvecklare och numera flitig digital mötesdeltagare på Tillväxt Malmö.
Efter en vår och sommar som för personlig del präglades av mindre möten av framförallt det fysiska slaget, många av dem utomhus, är nu hösten här. Med tidvis friska höstvindar och sjunkande temperaturer begränsas möjligheten till möten på Tillväxt Malmös mysiga innergård och därmed har andelen digitala möten kraftigt skjutit i höjden.
Jag ska väl villigt erkänna att jag tidigare varit lite skeptisk till videomöten, som det kallades tidigare, men tycker faktiskt att det här med digitala möten fungerar ganska bra. De olika plattformarna (Zoom, Microsoft Teams, Skype, Messenger, WhatsApp m fl) är många och alla har sina för- och nackdelar, men det bästa är lära känna dem genom att navigera sig runt och testa olika funktioner samt inställningar.
9 tips till bättre digitala möten
För att samla vad jag tycker är viktigt och har lärt mig såhär långt kommer här några tips:
1. Sätt dig på en bekväm plats, helst utan fönster bakom dig, med datorn stående stabilt framför dig. Lägg gärna ett par böcker under datorn för bättre kameraläge så undviker du alltför mycket dubbelhaka!
2. Anslut dig till mötet 5-10 minuter innan för att säkerställa att allting fungerar med möteslänken samt med ljud och bild. Testa att slå på och av mikrofonen och videokameran. Såvida det inte är en gruppdiskussion så ha alltid mikrofonen avslagen under mötet när du inte pratarför att undvika bakgrundsljud.
3. Om du är mötessammankallande är det du som driver mötet och ansvarar för att alla deltagare kommer till tals. En av de stora utmaningarna är att det inte går att prata samtidigt så det kräver en mötesdisciplin. Diskutera gärna hur ni ska göra för att begära ordet.
4. Precis som i ett vanligt möte är det inledningsvis trevligt med en presentation av mötesdeltagarna om det är möjligt med tanke på gruppens storlek.
5. Behöver du röra dig mycket eller förflytta dig till ett annat rum rekommenderar jag att du stänger av videokameran. Visst kan det vara passande med en rundtur ibland, men jag kan nästan bli sjösjuk om mottagarens bild är alltför instabil.
6. Tänk på att hörlurar med mikrofon ger betydligt bättre ljud jämfört med din datorseller mobiltelefons inbyggda högtalare och mikrofon så det kan vara väl värt investeringen.
7. Nyttja gärna även chatten. Exempelvis kan den som håller mötet be deltagarna skriva ner svaren på en fråga. Om man vill att alla svaren ska komma samtidigt kan en nedräkning ske innan alla trycker på Enter.
8. Miro är ett, finns säkert flera, whiteboardverktyg som kan användas.
9. Vid längre möten är det viktigt att lägga in pauser. Jag var själv med på en workshop häromveckan där det sattes på en pausfilm med kontorsyoga.
Anledningen till min tidigare skeptism berodde i stor grad på att jag saknade småsnacket och den mänskliga relationen. I dessa tider då vi har fått restriktioner att avhålla oss från det sistnämnda vill jag som avslutning slå ett slag för småsnacket. Glöm inte bort det! Det är viktigare än vad du tror – vi är ju trots alla bara människor och som sådana har vi behov av samhörighet och gemenskap med andra.
